Rekisteriseloste

Optima Freight Oy:n (”Optima Freight”) asiakkaiden ja asiakkaiden edustajien henkilötietojen käsittelyn kuvaus, päivitetty 12.6.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Optima Freight Oy (Y-tunnus: 2392399-1)

Manttaalitie 5–7

01530 VANTAA

Yhteydenotot TIETOSUOJA-ASIOISSA

Optima Freight Oy

Sähköposti: info@optimafreight.fi

Osoite: Manttaalitie 5–7, 01530 VANTAA

 

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Optima Freight käsittelee seuraavia Optima Freightin toiminnan ja palvelujen tarjoamisen kannalta tarpeellisia tietoja kaikista Optima Freightin yritysasiakkaiden edustajista ja Optima Freightin verkkosivujen käyttäjistä:

  • Etu- ja sukunimi
  • Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), mahdollisesti myös yritysasiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot työpaikalle (postiosoite, puhelin- ja fax-numerot, sähköpostiosoite)
  • Yritysasiakkaan yhteyshenkilön ammatti tai muut tiedot koskien rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä
  • Yritysasiakkaan yhteyshenkilön titteli asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Verkkosivujemme hyödyntämistä koskevat tiedot (esimerkiksi uutiskirjeiden tilaaminen), rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt sivuillemme) sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot, mikäli evästeisiin voidaan liittää henkilötietoja
  • Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. markkinointiarpajaisiin ja –kilpailuihin sekä tapahtumiin osallistuminen)
  • Asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut ja sähköpostit)
  • Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • Asiakkuuden hoitaminen ja hallinnointi, analysointi ja kehittäminen, kuten:
    • palvelujen tarjoaminen tai muun sopimuksen toteuttaminen
  • Yhteydenpito asiakkaaseen, mukaan lukien asiakasviestintä;
  • Tilastointi;
  • Optima Freightin liiketoiminnan suunnittelu, analysointi ja kehittäminen;
  • Optima Freightin markkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen;
  • Mielipide- ja markkinatutkimukset; ja
  • Muut vastaavat Optima Freightin liiketoimintaan liittyvät käyttötarkoitukset, jotka eivät ole ristiriidassa edellä kuvattujen käyttötarkoitusten kanssa.

4. Käsittelyn oikeusperusteet

4.1 Oikeutettu etu

Optima Freightin oikeus käsitellä sinun henkilötietojasi perustuu asiakassuhteen synnyttämään oikeutettuun etuun. Käsittelemme tietojasi oikeutetun edun perusteella, kun ilmaiset henkilötietosi meille tai kun edustat asiakasyritystämme. Oikeutettu etu on käsittelyperuste myös tietojen analysoimisen ja tilastoimisen yhteydessä sekä markkinoinnin ja viestinnän toteuttamiseksi suoritetun henkilötietojen käsittelyn kohdalla. Henkilötietojen käsittely tietojen profiloimiseksi ja markkinoinnin kohdentamiseksi perustuu Optima Freightin oikeutettuun etuun.

Olemme tehneet intressipunninnan, jonka perusteella olemme todenneet, että rekisteröityjen perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä Optima Freightin oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja asiakassuhteen perusteella. Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietojen käsittelyä joka perustuu Optima Freightin oikeutettuun etuun. Tällöin arvioimme, onko henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi ja etusi. Voit lukea lisää oikeuksistasi täältä.

4.2 Suostumus

Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella siltä osin, kuin olet antanut suostumuksesi sähköiseen suoramarkkinointiin ja lähetämme sinulle Optima Freightin sähköistä suoramarkkinointia esimerkiksi uutiskirjeemme muodossa. Huomaathan, että voimme lähettää Optima Freightin suoramarkkinointia myös oikeutetun edun perusteella, kun suoramarkkinoinnin lähettäminen perustuu asiakassuhteeseesi tai asemaasi yrityksen edustajana joka voi päättää Optima Freightin palvelujen hankkimisesta.

Käsittelemme myös evästeiden avulla kerättyjä henkilötietojasi evästeiden asettamista koskevan suostumuksen perusteella.

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa. Voit peruuttaa suostumuksesi sähköiseen suoramarkkinointiin ilmoittamalla asiasta yhteyshenkilöllemme tai klikkaamalla jokaisen suoramarkkinointiviestin alakulmassa olevaa peruutuslinkkiä. Voit muuttaa evästeasetuksia selaimesi asetuksista.

5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti toimivaltaiselle viranomaiselle, kuten veroviranomaiselle sekä yhteistyökumppaneille, jos se on tarpeen Optima Freightin palvelujen tarjoamiseksi. Tällaisia yhteistyökumppaneita voivat olla esimerkiksi lento- ja laivayhtiöt. Optima Freight luovuttaa tietoja vain sellaisiin käyttötarkoituksiin, jotka eivät ole yhteensopimattomia tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kanssa.

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin. Optima Freight on kuitenkin oikeutettu lainsäädännön sallimin tavoin luovuttamaan henkilötietoja esimerkiksi liiketoiminnan myyntiin liittyvissä tilanteissa.

Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Optima Freightin lukuun.

6. Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle, elleivät vastaanottajat tarjoaa samaa tai vastaavaa henkilötietojen tietosuojan tasoa kuin Optima Freight.

7. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai Optima Freightin lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

  • Optima Freight säilyttää yritysasiakkaan edustajan tietoja niin kauan kuin edustaja edustaa Optima Freightin asiakasyritystä. Optima Freight säilyttää yritysasiakkaiden edustajien tietoja kaksi vuotta asiakassuhteen tai Optima Freightin tiedossa olevan edustajasuhteen päättymisen jälkeen, ellei Optima Freightilla ole muita käsittelyperusteita, kuten käsittely kirjanpitovelvoitteiden toteuttamiseksi tai suoramarkkinoinnin lähettämiseksi.
  • Optima Freight säilyttää suoramarkkinointitarkoituksiin käsiteltyjä henkilötietoja kunnes rekisteröity kieltää suoramarkkinoinnin lähettämisen. Tällöin Optima Freight säilyttää tiedon markkinointikiellosta, ellei rekisteröity vastusta tällaista käsittelyä.
  • Optima Freight säilyttää kirjanpitoon liittyviä tietoja 6 vuoden ajan sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi päättyy.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Voit käyttää alla kuvattuja oikeuksiasi ottamalla yhteyttä info@optimafreight.fi tai Tietosuoja-asiat, Optima Freight Oy, Manttaalitie 5–7, 01530 VANTAA.

Huomaathan, että voimme tarpeen mukaan pyytää sinua toimittamaan lisätietoja henkilöllisyytesi vahvistamiseksi.

8.1 Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada Optima Freightilta vahvistus siitä, käsitelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Emme anna sinulle pääsyä sellaisiin tietoihin, jotka ovat Optima Freightin liikesalaisuuksia tai luottamuksellisena pidettäviä tietoja taikka tietoja jotka voisivat loukata toisen henkilön yksityisyydensuojaa.

Kun käytät oikeuttasi saada pääsyn tietoihin, me toimitamme sinulle jäljennöksen käsittelemistämme sinua koskevista henkilötiedoista. Jos pyydät useampia jäljennöksiä, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos esität pyynnön sähköisesti, toimitamme tiedot sinulle yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos pyydät toimitusta suullisesti tai paperisena.

  • Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan tai täydentämään sinua itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Voimme pyytää sinua toimittamaan lisäselvitystä, jos tarvitsemme lisätietoja esimerkiksi henkilöllisyytesi varmistamiseksi tai toimittamiesi uusien tietojen paikkansapitävyyden vahvistamiseksi.

Voit myös itse oikaista omat tietosi kirjautumalla palveluumme.

  • Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus saada Optima Freight poistamaan sinua itseäsi koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin (jos et esimerkiksi ole enää asiakas ja viimeiset lippuostokset tai muut asiakastapahtumat on tehty useita vuosia sitten);
  • vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
  • Optima Freight on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava Optima Freightiin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

 

Arvioimme oikeutesi ja mahdollisuutemme poistaa tiedot tapauskohtaisesti. Pyrimme kunnioittamaan toiveitasi ja oikeuttasi tietojen poistamiseen lain sallimissa rajoissa.

  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan sinun suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi jos:

  • kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme käsittelyä tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
  • käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
  • Optima Freight ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin ja muutoin poistaisimme tietosi, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
  • olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista, syrjäyttävätkö Optima Freightin oikeutetut edut vastustamisesi perusteet.

 

  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos olet itse toimittanut henkilötietosi meille esimerkiksi kirjautuessasi verkkopalveluumme, sinulla on oikeus saada kyseiset henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, siltä osin kuin:

  • suoritamme käsittelyä automaattisesti; ja
  • käsittely perustuu joko suostumukseesi (kuten uutiskirjeen tilauksen kohdalla)

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Emme toimita tai siirrä sinulle tai toiselle rekisterinpitäjälle muiden henkilöiden henkilötietoja tai Optima Freightin liikesalaisuuksiksi luettavia tietoja.

Sinulla ei ole oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, jos kyseisiä henkilötietoja käsitellään Optima Freightin oikeutetun edun perusteella.

  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin käsittelymme perustuu oikeutettuun etuun , eikä suorittamallemme käsittelylle ole olemassa tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi ja vapautesi.

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että Optima Freight on rikkonut soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyssä ja henkilötietojen käsittelyssä on loukattu tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi.

10. Mistä henkilötiedot on saatu (jos ei rekisteröidyltä itseltään)?

Optima Freight kerää henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Tietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn edustamalta yritykseltä sekä Optima Freightin käyttämistä järjestelmistä jotka keräävät tietoja rekisteröidyistä.

11. Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin.

Manuaalisessa muodossa olevat, henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä Optima Freightin ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin Optima Freightin myöntämällä henkilökohtaisella käyttöoikeudella.